- Je bent hier:
- JB Bedrijfskleding
- services
- online bestelsysteem
- kleding management systeem
Wat is een KMS (Kleding Management Systeem)?
Beheert uw organisatie de bedrijfskleding voor tientallen, honderden of zelfs duizenden medewerkers? Dan weet u hoe complex, tijdrovend en foutgevoelig dit proces kan zijn. Van het bijhouden van de juiste maten tot het bewaken van kledingbudgetten: handmatig kledingbeheer kost veel kostbare tijd.
Een KMS (Kleding Management Systeem) biedt hiervoor de perfecte digitale oplossing. In dit artikel leggen we uit wat een KMS precies is, welke functies onmisbaar zijn en hoe het uw organisatie tijd en geld bespaart.
De betekenis van een Kleding Management Systeem
Een Kleding Management Systeem (KMS) is een digitale softwareoplossing waarmee bedrijven het beheer, de uitgifte en de inkoop van bedrijfskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's) automatiseren.
Het platform fungeert als een centraal, online kledingportaal. Binnen dit portaal kunnen zowel de organisatie, de leverancier als de medewerkers zelf bestellingen inzien en beheren. Het handmatig bijhouden van Excel-lijsten met kledingmaten behoort hiermee definitief tot de verleden tijd.
Hoe werkt een digitaal kledingportaal?
Een KMS brings de volledige keten van kledingbeheer samen in één overzichtelijk dashboard. Het proces werkt doorgaans als volgt:
- Inrichting van het assortiment: De beheerder bepaalt welke kledingstukken en PBM's per functie of afdeling beschikbaar zijn.
- Profiel en maten per medewerker: Iedere werknemer krijgt een eigen account waarin unieke maten, functierollen en afdelingsgegevens staan opgeslagen.
- Budgettering via punten of geld: Aan elk profiel wordt een persoonsgebonden budget gekoppeld. Dit kan een geldbedrag zijn, maar vaak wordt er gewerkt met een puntensysteem.
- Zelfservice bestellingen: Medewerkers loggen in, zien uitsluitend hun eigen goedgekeurde kledingpakket en bestellen direct wat zij nodig hebben binnen hun budget.
- Automatische verwerking: Na eventuele goedkeuring door een manager wordt de bestelling direct doorgeschoten naar de kledingleverancier of het eigen magazijn.
De belangrijkste functies van KMS-software
Moderne KMS-systemen zijn uitgerust met slimme functionaliteiten die zorgen voor maximale controle en gebruiksgemak:
- Persoonsgebonden budgetbeheer: Voorkom wildgroei aan bestellingen door medewerkers een vast jaarlijks budget of puntentotaal toe te kennen.
- Functieprofielen (Matrixbeheer): Een monteur heeft andere kleding nodig dan een baliemedewerker. Met functieprofielen ziet iedereen alleen de kleding die relevant is voor zijn of haar werkzaamheden.
- Uitgebreide rapportages: Direct inzicht in verbruikscijfers, openstaande orders, budgetuitputting, ruilverzoeken en klachtafhandeling.
- Koppelingen: Ons KMS koppelt naadloos met uw bestaande ERP-, HRM- of e-procurement-systemen zoals AFAS en Visma.